Accès & partage des workflows
Contrôlez qui voit les dossiers et les workflows : visibilité Private, Group et Organization, plus le partage Share (Runner ou Builder) sur chaque workflow.
Vue d’ensemble
L’accès dans Draft & Goal fonctionne à deux niveaux :
- Visibilité des dossiers — qui voit un dossier dans l’explorateur de workflows
- Partage de workflow — qui peut ouvrir, exécuter ou modifier un workflow précis
Les Admins de l’organisation ont un accès implicite à tous les dossiers et à tous les workflows actifs de l’org.
Pour le tour de l’interface explorateur, voir Interface Studio.
Visibilité des dossiers
La visibilité se règle sur les dossiers racines uniquement. Les sous-dossiers héritent de la visibilité du dossier racine.
Ouvrez le menu d’un dossier racine → Visibility & members.
| Niveau | Qui voit le dossier |
|---|---|
| Organization | Tous les membres de l’organisation |
| Group | Membres sélectionnés (+ tous les Admins comme membres implicites) |
| Private | Propriétaire uniquement (+ les Admins voient qu’un dossier privé existe) |
Dossiers Group
- Réglez la visibilité sur Group
- Choisissez des collègues dans l’annuaire de l’organisation
- Enregistrez — les Admins apparaissent comme membres implicites (pas besoin de les lister)
Dossiers Private
- Seul le propriétaire peut passer un dossier en Private
- Un Admin qui édite le dossier d’un autre peut définir Group ou Organization, mais pas le verrouiller en Private
- Le dossier privé d’un autre utilisateur affiche un cadenas ambre : vous voyez qu’il existe mais ne pouvez pas l’ouvrir
Accès au dossier ≠ accès aux workflows
Pensez aux deux couches comme où vs quoi :
| Couche | Ce qu’elle contrôle | Ce qu’elle ne fait pas |
|---|---|---|
| Visibilité du dossier | Qui voit le dossier dans l’explorateur et peut parcourir cet emplacement | Ouvrir, exécuter ou modifier les workflows rangés dedans |
| Share du workflow | Qui peut ouvrir, exécuter ou modifier un workflow donné | Placer le workflow dans un dossier ou afficher l’arborescence |
Exemple concret
- Vous créez un dossier Group Campagnes SEO et ajoutez Alice comme membre.
- Alice peut ouvrir Campagnes SEO dans l’explorateur.
- Vous y déplacez trois workflows — sans jamais cliquer sur Share.
- Alice voit le dossier, mais ces workflows restent invisibles ou inaccessibles pour elle (sauf si elle en est propriétaire, si vous les avez partagés, ou si elle est Admin).
Que faire pour onboarder un collègue sur un dossier
- Réglez la visibilité du dossier (Group ou Organization) pour qu’il trouve l’emplacement.
- Pour chaque workflow dont il a besoin :
- Share avec cet utilisateur (Runner ou Builder), ou
- Share avec toute l’Organization si tout le monde doit y accéder.
- Vérifiez qu’il peut ouvrir le workflow depuis le tableau du dossier (Run / Edit comme attendu).
Donner accès à un dossier ne suffit pas. Vous devez encore partager chaque workflow nécessaire — un par un, ou une fois pour toute l’organisation via Share → Organization. Exception : les Admins voient déjà tous les workflows actifs.
Partager un workflow
Depuis un workflow ouvert sur le canvas :
- Cliquez sur Share dans la barre supérieure
- Choisissez User ou Organization
- Pour un utilisateur : recherchez par e-mail dans votre organisation
- Choisissez le niveau d’accès :
- Runner — voir et exécuter (lecture)
- Builder — modifier le workflow (écriture)
- Confirmez
Vous pouvez lister les personnes qui ont déjà accès, modifier leur niveau ou retirer le partage.
| Cible de partage | Effet |
|---|---|
| Utilisateur spécifique | Ce membre obtient un accès Runner ou Builder sur ce workflow |
| Organization | Tous les membres de l’org obtiennent le niveau d’accès choisi sur ce workflow |
Les niveaux de partage (Runner / Builder) ne sont pas le rôle d’organisation du membre. Un utilisateur au rôle Runner peut quand même recevoir un accès Builder sur un workflow.
Workflows possédés vs partagés
Dans Builder → Workflows :
- My workflows — workflows dont vous êtes propriétaire
- Les workflows partagés apparaissent dans les listes auxquelles vous avez accès (et via la visibilité des dossiers)
- Les Admins voient tous les workflows actifs de l’organisation
Utilisez les filtres (Owner, statut, schedule) et les vues intelligentes pour retrouver le travail partagé. Voir Interface Studio.
Déplacer et organiser
- Sélectionnez des workflows → Move to folder (ou Uncategorized)
- Le déplacement de workflows partagés respecte les droits du propriétaire et des Admins
- Rangez les Apps de production dans des dossiers Organization ou Group pour que les bons collègues les trouvent
Privilèges Admin
Les Admins de l’organisation :
- Voient tous les dossiers (y compris les privés d’autres personnes, avec indicateurs de cadenas)
- Contournent l’appartenance Group pour la gouvernance
- Accèdent à tous les workflows actifs sans partage explicite
Réservez le rôle Admin à la gouvernance et au support — pas comme rôle par défaut pour chaque builder.